Juridische Zaken
Juridische Zaken is de eerste oplossing die ontwikkeld werd. Deze oplossing biedt de juridische afdeling van een bedrijf een eenvoudig, efficiënt en gebruiksvriendelijk portaal. Dankzij dit beheersysteem van dossiers kunnen collega’s op dit portaal samenwerken. Voor iedere juridische zaak creëert een jurist een nieuw dossier, en voor ieder dossier wordt een dossiersite aangemaakt. Op deze site kunnen collega’s samenwerken door documenten, nieuws, taken en dergelijke meer te delen. De communicatie vindt binnen een bepaald dossier plaats, waardoor andere medewerkers de gelegenheid hebben om op te volgen wat zij belangrijk achten in dat bepaald dossier. Elke dossiersite omvat een template met gestandaardiseerde bibliotheken. Elke bibliotheek bevat specifieke standaarddocumenten om het aanmaken van nieuwe juridische documenten te vergemakkelijken. Hierdoor wordt er op een consequente wijze samengewerkt zonder tijdverlies vanwege het navragen van informatie via e-mail of vanwege mondelinge communicatie. Elke medewerker betrokken in het dossier, zal geïnformeerd worden over elk individueel detail met betrekking tot dat specifieke dossier.
Het beste onderdeel van dit portaal Juridische Zaken is de beschikbaarheid van ERP-data voor de juridische afdeling, data die gebruikt worden om een juridische zaak aan te maken. Elk bedrijf werkt met een zeer gestructureerd ERP-systeem dat slechts voor enkele medewerkers toegankelijk is. Echter meerdere collega’s hebben informatie nodig om te kunnen samenwerken, informatie die enkel terug te vinden is in het ERP-systeem,. Het technisch kader biedt de mogelijkheid om data in het ERP-systeem te lezen en te schrijven. Door op dit portaal een nieuwe juridische zaak te creëren kunnen medewerkers een projectnummer rechtstreeks uit het ERP-systeem kiezen dat aan die bepaalde juridische zaak wordt toegekend. Waarom werken wij op deze manier? Niet uit elk projectnummer uit het ERP-systeem komt een juridische zaak voort. Om deze reden draaien we de werkwijze om en koppelen we de juridische zaak aan het toepasselijk projectnummer voor dat specifieke dossier. Op die manier kunnen we ook een overzicht maken van alle dossiers die gekoppeld zijn aan hetzelfde project. Indien noodzakelijk kunnen we zelfs het correct projectnummer bij het aanmaken van een zaak in het portaal ingeven, en het terug in het ERP-systeem invoeren.
Applicaties
SharePoint
Sharepoint is een Document Management System (Beheersysteem voor Documenten) van Microsoft en in onze portalen ondersteund door Silmar. In al onze portalen is SharePoint ingebouwd, gebruikmakend van de nieuwste kenmerken van dit Document Management System. Dit houdt in dat algemene functionaliteiten van SharePoint in elk portaal kunnen geïmplementeerd worden. SharePoint brengt alle hedendaagse sociale functionaliteiten samen. Samenwerken kan met foto’s, video’s en likes. Iedereen die aangemeld is in SharePoint kan zijn/haar eigen ‘nieuwsfeed’ aanmaken; deze nieuwsfeed lijkt erg op een persoonlijke pagina op de sociale media. De communicatie vindt plaats via een nieuwsfeed op elke pagina zodat medewerkers niets missen van een bepaalde zaak waaraan zij werken. Door de nieuwste kenmerken van sociale media aan te passen, wordt werken met deze tool een zeer aangename ervaring voor de medewerkers. Zij kunnen hun pagina zeer persoonlijk maken en alle informatie, beschikbaar op het portaal, volgen.
Framework
Achter elke oplossing schuilt een integratie-Framework dat de beschikbare data uit het ERP-systeem aanlevert. Dit Framework integreert de ERP-data in SharePoint. Het wordt beschouwd als de link tussen het Document Management Systeem, samenwerking op basis van ongestructureerde data, en het ERP-systeem, gebaseerd op gestructureerde data. Het verbindt beide werelden om mensen de beste kans tot samenwerken te bieden. Het voegt de juiste informatie toe op het juiste moment bij de juiste mensen en op de juiste plaats.
Het Framework is gebaseerd op het model van gebruikerslicentie en dient op de server geïnstalleerd te worden met een aansluiting naar SharePoint en naar het ERP-systeem. Gelieve contact op te nemen indien u meer technische informatie over dit Framework wenst.
CONTACTEER ONS VOOR MEER INFORMATIE OVER PORTAAL JURIDISCHE ZAKEN
Functionaliteiten
Bronbibliotheek
Er is een bronbibliotheek beschikbaar op het dashboard van het portaal. Een of meerdere personen kunnen documenten toevoegen en deze zijn beschikbaar op iedere dossiersite. Van op de dossiersite kunnen geen documenten bewerkt worden. Enkel personen die toegang hebben tot de bibliotheek kunnen toevoegen, schrijven of documenten verwijderen.
Dossiertaken
Een overzicht van alle taken binnen een dossier is beschikbaar op de dossiersite. Taken kunnen toegewezen en opgevolgd worden door iedereen die toegang heeft tot het portaal. Taken verwijzen u naar het betreffende dossier zodat alle informatie beschikbaar is om de taak te volbrengen.
Documenten volgen
Personen die op het portaal werken, kunnen documenten volgen. Door op de eigenschappen van het document te klikken, verschijnen de opties ‘volgen’ of ‘waarschuw mij’. U zal een melding ontvangen telkens er iemand iets in dat document gewijzigd heeft.
Document Templates
Bij het toevoegen van een document aan een bibliotheek heeft men de optie om document templates te gebruiken. Templates zijn documenten die veelvuldig gebruikt worden en van toepassing zijn in de specifieke bibliotheek. De templates worden automatisch voorzien bij het creëren van de dossiersite. Hierdoor wordt er efficiënter gewerkt en wordt gelijkvormigheid in de werkmethode bewerkstelligt.
Versiegeschiedenis
Elk document dat aan het portaal wordt toegevoegd, houdt zijn eigen versiegeschiedenis bij. Door op de details van een document te klikken, verschijnt de optie ‘Versiegeschiedenis’. Een volgblad van elke aanpassing aan het document (wanneer, wie en commentaar) is beschikbaar. Eerdere versies kunnen steeds hersteld worden.
Persoonlijke Taken
Van op de persoonlijke pagina krijgt iedere medewerker een persoonlijk overzicht van de toegewezen taken. Door op het onderwerp van de taak te klikken navigeert u automatisch naar de dossiersite van die betreffende taak. Taken kunnen tevens van op de persoonlijke pagina beheerd worden.
Rapportage
Op het dashboard van het portaal is de functie rapporten beschikbaar. De rapporten geven een overzicht van het aantal dossiers per persoon. Indien nodig kunnen deze rapporten naar elk onderwerp aangepast worden om zo een gepersonaliseerd, statistisch overzicht te genereren.
Personen Volgen
Het communiceren op een dossiersite geeft u de mogelijkheid om iemand die veel communiceert binnen een dossier te volgen. Door deze persoon te volgen zal u automatisch gegenereerde meldingen ontvangen wanneer deze persoon iets aan een bibliotheek toevoegt of ergens op het portaal communiceert.
Demo van de oplossing
VOORDELEN
SLEUTELFEITEN