Contract Management

Het Contractbeheer is een oplossing om binnen de organisatie contracten te beheren. Veel bedrijven kampen met moeilijkheden om het overzicht, de status of ‘Toestand’, en de taken van een contract te handhaven. Sommige contracten hebben een streef- of afloopdatum waar de collega’s rekening moeten mee houden. Door contracten per type te sorteren verstrekt het Contractbeheer een zeer duidelijk overzicht van elk contract. In het portaal zijn vier types gedefinieerd: Aankoop, Verkoop, Personeelszaken en Standaardcontracten. Voor elk type contract worden verschillende overzichten gegenereerd door op de specifieke knop te klikken. Tevens zijn er rapporteringtools beschikbaar om gepersonaliseerde staafgrafieken en mooie overzichten van alle contracten op een aanpasbare tijdlijn te maken. Het dashboard van dit portaal is per utiliteitsprogramma gedefinieerd. De eerste knoppen staan voor de verschillende contracttypes die een verscheidenheid aan overzichten bieden. De rapporteringknoppen dienen voor een configureerbare staafgrafiek en een interactieve tijdlijn. Om de contracten te beheren zijn er twee knoppen gedefinieerd: een om een contract te creëren en een om het aan te passen. Er is tevens de mogelijkheid om een contract te bewerken binnen de contractsite, echter deze knop ‘bewerken’ is vooruit ingesteld met beperkte opties. Enkel specifieke gegevens zoals de toestand van het contract kunnen gewijzigd worden. Door op de knop ‘contract aanpassen’ op de locatie ‘beheren’ te klikken, zullen al de verschillende metadata zichtbaar worden. De mogelijkheid om een contract te archiveren is beschikbaar. Deze functie staat ter beschikking in het beheergedeelte van het contractenportaal.

Bij het aanmaken van een portaal voorziet het Ometa Framework automatisch een site template. Deze template omvat het automatisch voorzien van bibliotheken, een tijdlijn voor taken, ERP- en metadata. Bij het bewerken van een contract toestand zal het dossierbeheer, geïmplementeerd in onze tool, de status wijzigen en rechten toekennen aan collega’s om op de contractsite samen te werken. Tijdens deze statuswijziging wordt de optie ‘nieuwe bibliotheken’ geblokkeerd en worden de ERP-data beschikbaar. Deze ‘statuswijzigingen’ kunnen in het Framework gedefinieerd worden en vinden automatisch plaats bij het bewerken van een contract toestand.

Het beste onderdeel van dit Contract-portaal is de beschikbaarheid van ERP-data, te gebruiken bij het aanmaken van een contract. Elk bedrijf werkt met een zeer gestructureerd ERP-systeem dat slechts voor enkele medewerkers toegankelijk is. Elk bedrijf werkt met een zeer gestructureerd ERP-systeem dat slechts voor enkele medewerkers toegankelijk is. Echter meerdere collega’s hebben informatie nodig om te kunnen samenwerken, informatie die enkel terug te vinden is in het ERP-systeem,. Het technisch Framework biedt de mogelijkheid om data in het ERP-systeem te lezen en te schrijven. Door op dit portaal een nieuw contract te creëren kunnen medewerkers een projectnummer rechtstreeks uit het ERP-systeem kiezen dat aan dat bepaalde contract wordt toegekend. Waarom werken wij op deze manier? Niet uit elk projectnummer uit het ERP-systeem komt een contract voort. Om deze reden draaien we de werkwijze om en koppelen we het contract aan het toepasselijk projectnummer voor dat specifieke contract. Op die manier kunnen we ook een overzicht maken van alle contracten die gekoppeld zijn aan hetzelfde project. Indien noodzakelijk kunnen we zelfs bij het aanmaken van een contract in het portaal het correct projectnummer ingeven, en het terug in het ERP-systeem invoeren.

SLEUTELFEITEN

0Developers ter beschikking

0Contactnummer

0Vaste Prijs

0Dagen Installatie

Applicaties

SharePoint

Sharepoint is een Document Management System (Beheersysteem voor Documenten) van Microsoft en in onze portalen ondersteund door Silmar. In al onze portalen is SharePoint ingebouwd, gebruikmakend van de nieuwste kenmerken van dit Document Management System. Dit houdt in dat algemene functionaliteiten van SharePoint in elk portaal kunnen geïmplementeerd worden. SharePoint brengt alle hedendaagse sociale functionaliteiten samen. Er kan samengewerkt worden met foto’s, video’s en likes. Iedereen die aangemeld is in SharePoint kan zijn/haar eigen ‘nieuwsfeed’ aanmaken; deze nieuwsfeed lijkt erg op een persoonlijke pagina op de sociale media. De communicatie vindt plaats via een nieuwsfeed op elke pagina zodat medewerkers niets missen van een bepaalde zaak waaraan zij werken. Door de nieuwste kenmerken van sociale media aan te passen, wordt werken met deze tool een zeer aangename ervaring voor de medewerkers. Zij kunnen hun pagina zeer persoonlijk maken en alle informatie, beschikbaar op het portaal, volgen.

Framework

Achter elke oplossing schuilt een integratie-Framework dat de beschikbare data uit het ERP-systeem aanlevert. Dit Framework integreert de ERP-data in SharePoint. Het wordt beschouwd als de link tussen het Document Management Systeem, samenwerking op basis van ongestructureerde data, en het ERP-systeem, gebaseerd op gestructureerde data. Het verbindt beide werelden om mensen de beste kans tot samenwerken te bieden. Het voegt de juiste informatie toe op het juiste moment bij de juiste mensen en op de juiste plaats.

Het Framework is gebaseerd op het model van gebruikerslicentie en dient op de server geïnstalleerd te worden met een aansluiting naar SharePoint en naar het ERP-systeem. Gelieve contact op te nemen indien u meer technische informatie over dit Framework wenst.

Kendo

Om onze portalen meer te kunnen personaliseren, werd recent Kendo geïmplementeerd. Kendo is een platform met meer dan 70 beschikbare onderdelen waardoor het mogelijk is om dynamische en interactieve applicaties te creëren. Enkele voorbeelden hiervan zijn roosters, data pickers, planningprogramma’s, grafieken en nog veel meer. Dankzij de beschikbare Kendo thema’s kunnen deze onderdelen gestileerd worden. Er zijn thema’s beschikbaar voor Office365, Fiori (SAP) en vele andere. Dit laat toe om visueel sterke en gebruiksvriendelijke schermen te ontwerpen. Kendo wordt gebruikt om verschillende elementen in onze portalen te implementeren, waaronder onze dynamische en interactieve rapporteringtools.

CONTACTEER ONS VOOR MEER INFORMATIE OVER CONTRACT MANAGEMENT

Functionaliteiten

SITEVOORZIENINGEN

Wanneer personen rond een contract willen samenwerken, dient het contract in het portaal te worden aangemaakt. Bij het creëren van het contract zal een site template automatisch voorzien worden van alle beschikbare metadata. De data door een gebruiker ingegeven bij het aanmaken van een contract, worden beschouwd als metadata, beschikbaar voor bewerking wanneer de site wordt ingericht. De creatie van een nieuw contract is voor het Ometa Framework het startsein om een nieuwe samenwerkingssite aan te maken waarop een vooraf gedefinieerde template beschikbaar is. In dit geval een template voor samenwerking en communicatie rond een contract. Wanneer een contract wordt gecreëerd wordt niet alleen de site voorzien. Gebruikers zullen onmiddellijke toegang krijgen tot de samenwerkingssite. Meer hierover onder ‘Gebruikersvoorzieningen’

DOSSIERBEHEER

Dossiers kennen een levensloop en elke fase wordt bepaald door een stadium. Deze stadia kunnen opgeroepen worden uit het ERP-systeem waar de levensloop wordt beheerd. Indien een contract werd afgesloten zal de levensloop de initiatiefase starten. Daarna zal het naar een andere fase evolueren. Deze fases kunnen uit het ERP-systeem opgeroepen worden. Voor iedere fase kan een verschillend overgangsstadium geconfigureerd worden in het Ometa Framework. Wanneer het contract in zijn levensloop de overgang maakt van initiatie naar beheer, zullen verschillende bibliotheken beschikbaar worden, andere gebruikers zullen toegang krijgen tot de site en (meer of andere) personen kunnen de samenwerking aanvangen. Deze module maakt het mogelijk om de levensloop van een specifiek onderwerp met gerelateerde site- en gebruikersvoorzieningen te configureren.

In het Ometa Framework is een volledig uitgebreide module geïntegreerd om Dossierbeheer te configureren. Dossierbeheer wordt gedefinieerd door een dossier gerelateerde werking en wordt belangrijker in een goed gedefinieerd ECM-systeem. Het vereist een specifiek functioneel ontwerp.

RAPPORTAGE

Het belangrijkste bedrijfsmiddel van het Contract-portaal is de heel dynamische rapporteringtool. Medewerkers kunnen hun eigen grafieken configureren, gebaseerd op de data-input van het portaal. Elk detail van de metadata, gebruikt om een contract aan te maken, zal beschikbaar zijn in de configureerbare staafdiagram om zo de gewenste grafiek samen te stellen. Op de X- en Y-balken kunnen er series worden gekozen om een overzicht van de nodige data te bekomen Behalve de staafdiagram is er de ‘tijdlijn’ optie om een overzicht van alle contracten in het portaal te genereren. Dit overzicht kan ook persoonlijk samengesteld worden aan de hand van de gewenste data. Er kunnen verschillende opties geselecteerd worden in ‘Contract Types’, ‘Contract Eigenaars’, ‘Classificaties’ en ‘Stadia’. Door op een van deze opties te klikken wordt de tijdlijn automatisch getekend. Dankzij de integratie van Kendo is deze tool uiterst gebruiksvriendelijk.

GEBRUIKERSVOORZIENINGEN

Wanneer een site wordt aangemaakt om het samenwerkingsproces rond een contract op te starten, hebben de gebruikers toegang tot de site nodig. Deze stap, het verlenen van toegang aan gebruikers, kan als een automatische voorziening in het Ometa Framework gedefinieerd worden. Bij het aanmaken van de site template zullen gebruikers een melding ontvangen omtrent de toegang tot de site, en kan de samenwerking aanvangen. De gebruikersvoorzieningen kunnen tezelfdertijd als de sitevoorzieningen uitgevoerd worden. Deze module kan rechten verlenen gebaseerd op de ERP-security of de back-office Active Directory. Het toekennen of weigeren van toegang aan gebruikers kan bepaald worden aan de hand van vastgestelde regels. Hierdoor wordt het beheer van SharePoint vergemakkelijkt, wat een voordeel is.

NIEUWSFEED

Nieuwsfeed biedt de mogelijkheid om op een dossiersite met elke betrokken persoon te communiceren. E-mailverkeer zal vervangen worden door nieuwsfeed waar ook foto’s en video’s kunnen opgeladen worden. Medewerkers zullen zo over de inhoud van een dossier communiceren en alle daartoe noodzakelijke informatie (Word-bestanden, pdf’s, …) zal reeds op de dossiersite beschikbaar zijn; het is dus niet meer nodig om bijlagen te versturen. Dankzij nieuwsfeed wordt de communicatie vereenvoudigd, en eenieder betrokken bij het dossier kan de communicatie uit het verleden, het heden en in de toekomst volgen.

PERSOONLIJKE PAGINA

Elke gebruiker van het portaal Contractbeheer zal een gebruikers-id ontvangen om zich op SharePoint aan te melden. Deze functie maakt automatisch een persoonlijke pagina aan voor de aangemelde persoon. Op deze persoonlijke pagina krijgen mensen een overzicht van al de sociale kenmerken die SharePoint te bieden heeft. Personen, documenten, sites en conversaties kunnen gevolgd worden door op de ster te klikken. Het item zal op de persoonlijke pagina verschijnen, alsook iedere melding omtrent dit item. Buiten het beschikbare overzicht van de sociale interacties wordt er tevens automatisch een overzicht van de persoonlijke taken gegenereerd. Van de persoonlijke taak kan men rechtstreeks naar het relevante, specifieke dossier navigeren. Hierdoor wordt een andere werkwijze gecreëerd waarbij het beheer van taken op een persoonlijke pagina plaatsvindt.

Taken Tijdlijn

Door de Taken Tijdlijn is de zichtbaarheid van taken in elke contractsite interactief. Iedere taak, toegewezen aan een persoon op de contractsite, kan zichtbaar worden gemaakt op de taken tijdlijn. De tijdlijn biedt de mogelijkheid om een dynamisch overzicht van alle contract gerelateerde taken te genereren.

Dossiertaken

Een overzicht van alle taken binnen een dossier is beschikbaar op de dossiersite. Taken kunnen toegewezen en opgevolgd worden door iedereen die toegang heeft tot het portaal. Taken verwijzen u naar het betreffende dossier zodat alle informatie beschikbaar is om de taak te volbrengen.

Documenten Volgen

Personen die op het portaal werken, kunnen documenten volgen. Door op de eigenschappen van het document te klikken, verschijnen de opties ‘volgen’ of ‘waarschuw mij’. U zal een melding ontvangen telkens er iemand iets in dat document gewijzigd heeft.

Document Templates

Bij het toevoegen van een document aan een bibliotheek heeft men de optie om document templates te gebruiken. Templates zijn documenten die veelvuldig gebruikt worden en van toepassing zijn in de specifieke bibliotheek. De templates worden automatisch voorzien bij het creëren van de dossiersite. Hierdoor wordt er efficiënter gewerkt en wordt gelijkvormigheid in de werkmethode bewerkstelligt.

Versiegeschiedenis

Elk document dat aan het portaal wordt toegevoegd, houdt zijn eigen versiegeschiedenis bij. Door op de details van een document te klikken, verschijnt de optie ‘Versiegeschiedenis’. Een volgblad van elke aanpassing aan het document (wanneer, wie en commentaar) is beschikbaar. Eerdere versies kunnen steeds hersteld worden.

Persoonlijke Taken

Van op de persoonlijke pagina krijgt iedere medewerker een persoonlijk overzicht van de toegewezen taken. Door op het onderwerp van de taak te klikken navigeert u automatisch naar de dossiersite van die betreffende taak. Taken kunnen tevens van op de persoonlijke pagina beheerd worden.

Gearchiveerde Contracten

Het stadium van een contract kan aangepast worden naar ‘Gearchiveerd’. Hierdoor genereert het framework een automatische actie en wijzigt de contractsite van actief naar archief. Gebruikers kunnen zo een afzonderlijk overzicht van lopende en gearchiveerde contracten opvragen teneinde de werkprocedure te vereenvoudigen en zoekopdrachten voor een specifiek contract efficiënter te maken.

Personen Volgen

Het communiceren op een dossiersite geeft u de mogelijkheid om iemand die veel communiceert binnen een dossier te volgen. Door deze persoon te volgen zal u automatisch gegenereerde meldingen ontvangen wanneer deze persoon iets aan een bibliotheek toevoegt of ergens op het portaal communiceert.

Demo van de oplossing

VOORDELEN

Nieuwsfeed met dossier gerelateerde communicatie
Bronbibliotheek
Takenoverzicht
Persoonlijke Pagina
Persoonlijke Taken

Gecentraliseerde documenten per dossier
ERP Data Integratie
Vaste Prijs
Geen maatwerk
Onmiddellijk beschikbaar