Offerte tot Order

Het Portaal Offerte tot Order biedt een oplossing aan het verkoopsteam om een duidelijk overzicht te kunnen bewaren van alle lopende offertes. De offertes worden aangemaakt en beheerd in het portaal. Iedere Account Manager krijgt een overzicht van alle op te volgen offertes. Bij het aanmaken is alle data reeds beschikbaar om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken voor de gebruikers. Vaak hebben managers geen overzicht waar de vertegenwoordigers mee bezig zijn of wat er in de pijplijn zit. Dit wordt mooi weergegeven op het portaal waarbij automatisch dynamische grafieken ter beschikking staan. Op deze manier krijgen gebruikers in een oogwenk een overzicht van de data op het portaal.

Het portaal geeft de mogelijkheid om meteen te kunnen samenwerken rond een offerte. De gebruikers kunnen alle documentatie, prijzen, communicatie en presentaties verzamelen in een site. Deze site wordt door de applicatie meteen voorzien bij de creatie van een offerte. Het dynamische aspect schuilt in de status van de offerte. Indien de offerte is goedgekeurd en zal uitmonden in een order, komen automatisch ERP regels ter beschikking. Op deze manier zijn alle gebruikers op de hoogte van de data, verbonden aan de specifieke offerte.

Productieondernemingen zijn graag op voorhand op de hoogte van toekomstige productieaantallen. Deze aantallen zijn gelinkt aan de offertes. Voor elke offerte opgenomen in het portaal kan het overzicht uigebreid worden. Er kunnen machines verbonden worden aan de juiste offertes. Per offerte verschijnt er dan een overzicht van alle machines die de productie uitvoeren indien de offerte ondertekend wordt. Het order dat dan uiteindelijk zal worden uitgeschreven is dan reeds door productie gekend. Op deze manier staat het productiedepartement niet meer voor verrassingen bij nakende orders.

Applicaties

SharePoint

Sharepoint is een Document Management System (Beheersysteem voor Documenten) van Microsoft en in onze portalen ondersteund door Silmar. In al onze portalen is SharePoint ingebouwd, gebruikmakend van de nieuwste kenmerken van dit Document Management System. Dit houdt in dat algemene functionaliteiten van SharePoint in elk portaal kunnen geïmplementeerd worden. SharePoint brengt alle hedendaagse sociale functionaliteiten samen. Er kan samengewerkt worden met foto’s, video’s en likes. Iedereen die aangemeld is in SharePoint kan zijn/haar eigen ‘nieuwsfeed’ aanmaken; deze nieuwsfeed lijkt erg op een persoonlijke pagina op de sociale media. De communicatie vindt plaats via een nieuwsfeed op elke pagina zodat medewerkers niets missen van een bepaalde zaak waaraan zij werken. Door de nieuwste kenmerken van sociale media aan te passen, wordt werken met deze tool een zeer aangename ervaring voor de medewerkers. Zij kunnen hun pagina zeer persoonlijk maken en alle informatie, beschikbaar op het portaal, volgen.

Framework

Achter elke oplossing schuilt een integratie-Framework dat de beschikbare data uit het ERP-systeem aanlevert. Dit Framework integreert de ERP-data in SharePoint. Het wordt beschouwd als de link tussen het Document Management Systeem, samenwerking op basis van ongestructureerde data, en het ERP-systeem, gebaseerd op gestructureerde data. Het verbindt beide werelden om mensen de beste kans tot samenwerken te bieden. Het voegt de juiste informatie toe op het juiste moment bij de juiste mensen en op de juiste plaats.

Het Framework is gebaseerd op het model van gebruikerslicentie en dient op de server geïnstalleerd te worden met een aansluiting naar SharePoint en naar het ERP-systeem. Gelieve contact op te nemen indien u meer technische informatie over dit Framework wenst.

Kendo

Om onze portalen meer te kunnen personaliseren, werd recent Kendo geïmplementeerd. Kendo is een platform met meer dan 70 beschikbare onderdelen waardoor het mogelijk is om dynamische en interactieve applicaties te creëren. Enkele voorbeelden hiervan zijn roosters, data pickers, planningprogramma’s, grafieken en nog veel meer. Dankzij de beschikbare Kendo thema’s kunnen deze onderdelen gestileerd worden. Er zijn thema’s beschikbaar voor Office365, Fiori (SAP) en vele andere. Dit laat toe om visueel sterke en gebruiksvriendelijke schermen te ontwerpen. Kendo wordt gebruikt om verschillende elementen in onze portalen te implementeren, waaronder onze dynamische en interactieve rapporteringtools.

SLEUTELFEITEN

0Developers ter beschikking

0Contactnummer

0Vaste Prijs

0Installatiedagen

CONTACTEER ONS VOOR MEER INFORMATIE OVER OFFERTE TOT ORDER

CONTACTEER ONS

Demo van de oplossing

Functionaliteiten

DOSSIERBEHEER

Offertes kennen een levensloop en elke fase wordt bepaald door een stadium. Deze stadia staan ter beschikking in de gegevens van de oferte. Op basis van het stadium zal de offerte met een template gekoppeld worden. Voor iedere fase kan een verschillend overgangsstadium geconfigureerd worden in het Ometa Framework. Wanneer de offerte in zijn levensloop de overgang maakt van offerte naar order, zullen verschillende bibliotheken beschikbaar worden, andere gebruikers zullen toegang krijgen tot de site en (meer of andere) personen kunnen de samenwerking aanvangen. Deze module maakt het mogelijk om de levensloop van een specifiek onderwerp met gerelateerde site- en gebruikersvoorzieningen te configureren.

In het Ometa Framework is een volledig uitgebreide module geïntegreerd om Dossierbeheer te configureren. Dossierbeheer wordt gedefinieerd door een dossier gerelateerde werking en wordt belangrijker in een goed gedefinieerd ECM-systeem. Het vereist een specifiek functioneel ontwerp.

ERP DATA BESCHIKBAAR

Een offerte kan van status veranderen en overgaan in een order. Indien deze statuswijziging plaatsvindt zal er ERP data beschikbaar zijn op de offertesite. Twee lijsten zullen data bevatten met ERP gegevens waarin de orderregels zichtbaar zijn. De gebruikers van de offertesite zullen deze overgang zien plaatsvinden en nieuwe gegevens ter beschikking hebben om samen te werken. Niet enkel ERP data kan zichtbaar worden gemaakt, ook andere data van back-end applicaties. Bij deze overgang kunnen eveneens nieuwe gebruikers toegang krijgen tot de site om samen te werken.

DOCUMENT TEMPLATES

Bij het toevoegen van een document aan een bibliotheek heeft men de optie om document templates te gebruiken. Templates zijn documenten die veelvuldig gebruikt worden en van toepassing zijn in de specifieke bibliotheek. De templates worden automatisch voorzien bij het creëren van de offertesite. Hierdoor wordt er efficiënter gewerkt en wordt gelijkvormigheid in de werkmethode bewerkstelligt. Templates kunnen door de gebruikers toegevoegd worden in de installatiefase zodat deze steeds beschikbaar zullen zijn tijdens de samenwerking. Aan deze documenten kunnen ook tags worden toegevoegd zodat opzoekingen gemakkelijker verlopen.

SITEVOORZIENINGEN

Wanneer personen rond een offerte willen samenwerken, dient de offerte in het portaal te worden aangemaakt. Bij het creëren van de offerte zal een site template automatisch voorzien worden van alle beschikbare metadata. De data door een gebruiker ingegeven bij het aanmaken van een offerte, worden beschouwd als metadata, beschikbaar voor bewerking wanneer de site wordt ingericht. De creatie van een nieuwe offerte is voor het Ometa Framework het startsein om een nieuwe samenwerkingssite aan te maken waarop een vooraf gedefinieerde template beschikbaar is. In dit geval een template voor samenwerking en communicatie rond een offerte. Wanneer een offerte wordt gecreëerd wordt niet alleen de site voorzien. Gebruikers zullen onmiddellijke toegang krijgen tot de samenwerkingssite. Meer hierover onder ‘Gebruikersvoorzieningen’.

GEBRUIKERSVOORZIENINGEN

Wanneer een site wordt aangemaakt om het samenwerkingsproces rond een offerte op te starten, hebben de gebruikers toegang tot de site nodig. Deze stap, het verlenen van toegang aan gebruikers, kan als een automatische voorziening in het Ometa Framework gedefinieerd worden. Bij het aanmaken van de site template zullen gebruikers een melding ontvangen omtrent de toegang tot de site, en kan de samenwerking aanvangen. De gebruikersvoorzieningen kunnen tezelfdertijd als de sitevoorzieningen uitgevoerd worden. Deze module kan rechten verlenen gebaseerd op de ERP-security of de back-office Active Directory. Het toekennen of weigeren van toegang aan gebruikers kan bepaald worden aan de hand van vastgestelde regels. Hierdoor wordt het beheer van SharePoint vergemakkelijkt, wat een voordeel is.

Nieuwsfeed

Nieuwsfeed biedt de mogelijkheid om op een offertesite met elke betrokken persoon te communiceren. E-mailverkeer zal vervangen worden door nieuwsfeed waar ook foto’s en video’s kunnen opgeladen worden. Medewerkers zullen zo over de inhoud van een dossier communiceren en alle daartoe noodzakelijke informatie (Word-bestanden, pdf’s, …) zal reeds op de offertesite beschikbaar zijn; het is dus niet meer nodig om bijlagen te versturen. Dankzij nieuwsfeed wordt de communicatie vereenvoudigd, en eenieder betrokken bij het dossier kan de communicatie uit het verleden, het heden en in de toekomst volgen.

PERSOONLIJKE PAGINA

Elke gebruiker van het Portaal Offerte tot Order zal een gebruikers-id ontvangen om zich op SharePoint aan te melden. Deze functie maakt automatisch een persoonlijke pagina aan voor de aangemelde persoon. Op deze persoonlijke pagina krijgen mensen een overzicht van al de sociale kenmerken die SharePoint te bieden heeft. Personen, documenten, sites en conversaties kunnen gevolgd worden door op de ster te klikken. Het item zal op de persoonlijke pagina verschijnen, alsook iedere melding omtrent dit item. Buiten het beschikbare overzicht van de sociale interacties wordt er tevens automatisch een overzicht van de persoonlijke taken gegenereerd. Van de persoonlijke taak kan men rechtstreeks naar het relevante, specifieke dossier navigeren. Hierdoor wordt een andere werkwijze gecreëerd waarbij het beheer van taken op een persoonlijke pagina plaatsvindt.

Taken Tijdlijn

Door de Taken Tijdlijn is de zichtbaarheid van taken in elke offertesite interactief. Iedere taak, toegewezen aan een persoon op de site, kan zichtbaar worden gemaakt op de taken tijdlijn. De tijdlijn biedt de mogelijkheid om een dynamisch overzicht van alle opportunity gerelateerde taken te genereren.

Dossiertaken

Een overzicht van alle taken binnen een dossier is beschikbaar op de dossiersite. Taken kunnen toegewezen en opgevolgd worden door iedereen die toegang heeft tot het portaal. Taken verwijzen u naar het betreffende dossier zodat alle informatie beschikbaar is om de taak te volbrengen. Hierbij wordt een offerte als een dossier beschouwd.

Documenten Volgen

Personen die op het portaal werken, kunnen documenten volgen. Door op de eigenschappen van het document te klikken, verschijnen de opties ‘volgen’ of ‘waarschuw mij’. U zal een melding ontvangen telkens er iemand iets in dat document gewijzigd heeft.

Versiegeschiedenis

Elk document dat aan het portaal wordt toegevoegd, houdt zijn eigen versiegeschiedenis bij. Door op de details van een document te klikken, verschijnt de optie ‘Versiegeschiedenis’. Een volgblad van elke aanpassing aan het document (wanneer, wie en commentaar) is beschikbaar. Eerdere versies kunnen steeds hersteld worden.

Persoonlijke Taken

Van op de persoonlijke pagina krijgt iedere medewerker een persoonlijk overzicht van de toegewezen taken. Door op het onderwerp van de taak te klikken navigeert u automatisch naar de dossiersite van die betreffende taak. Taken kunnen tevens van op de persoonlijke pagina beheerd worden.

Personen Volgen

Het communiceren op een dossiersite geeft u de mogelijkheid om iemand die veel communiceert binnen een opportunity te volgen. Door deze persoon te volgen zal u automatisch gegenereerde meldingen ontvangen wanneer deze persoon iets aan een bibliotheek toevoegt of ergens op het portaal communiceert.

VOORDELEN

Gebruikersvoorzieningen
Dynamische Rapportage
ERP Data Integratie
Gecentraliseerde documenten per offerte
Persoonlijke Taken

Sitevoorzieningen
Dossierbeheer
Beter verwachtingsmanagement
Alles is demonstreerbaar
Vaste Prijs
Geen maatwerk